办公助理使用场景示例

办公助理适用于各类高频、重复、需要跨信息源处理的办公场景。使用时，你只需要说明目标和期望产出，助理就会根据任务内容拆解步骤、调用相应能力，并在完成后反馈结果。任务执行期间，你可以继续处理其他工作，也可以随时询问进度；多个任务可同时推进，耗时较长的任务不会影响其他任务处理。本文以产品、运营、市场、HR、销售、研发、财务和行政等岗位为例，展示办公助理在日常工作中的典型用法。

产品经理：周会前快速整理需求

• 工作场景：​每周一早上要开周会，临时需要把上周分散在十几个群里的需求讨论整理出来。
• 以前怎么做：1. 逐个翻找十几个飞书群里的讨论记录 → 2. 截图或复制到文档 → 3. 手动归类为 “已确认 / 待讨论 / 已废弃” → 4. 整理成可执行清单 → 5. 导出 PDF 发到会议群。
• 现在怎么做：​把相关群聊消息批量转发给办公助理，并发送：“@办公助理 把这些讨论整理成可执行需求清单，按优先级排序，标出待确认项”。
• 助理执行过程：​助理会将任务拆解为 “提取需求点 → 分类去重 → 判断优先级 → 标注待确认项 → 生成清单” 五步，并调用文档整理和信息归纳能力。
• 产出：​一份带优先级标签和 “待确认” 标记的需求清单文档，并附上要点摘要和相关讨论链接。周会时可以直接基于这份清单推进讨论。
  

运营：上传表格，快速看清销售趋势

• 工作场景：需要从一份几千行的 Excel 销售数据中找出趋势和异常点。
• 以前怎么做：1. 导出 Excel → 2. 打开 Excel 做透视表 → 3. 手动绘制图表 → 4. 人工逐项查看异常 → 5. 整理文字结论。
• 现在怎么做：​把 Excel 文件添加到与办公助理的对话中，并发送：“@办公助理 分析这个表的销售趋势，找出 3 个异常点，给我结论”。
• 助理执行过程：​办公助理会调用数据分析能力，完成数据清洗、趋势计算和异常值检测。过程中如果需要补充口径，例如是否按地区拆分，会通过卡片让你确认。
• 产出：一份带图表的分析报告，包含整体趋势、3 个异常点说明和原因推测，可直接发给负责人查看。
  

市场：用办公助理整理行业动态

• 工作场景：​每周需要提交一份 AI 行业动态摘要，老板要求从 “投资人视角” 提炼重点。
• 以前怎么做：1. 浏览大量资讯源 → 2. 逐条复制重要信息 → 3. 手动判断信息优先级 → 4. 撰写摘要 → 5. 排版成稿。
• 现在怎么做：​每周五下午在通讯工具中发送：“@办公助理 整理本周 AI 大事，投资人视角，重点标出融资金额和方向”。
• 助理执行过程：办公​助理会自动检索信息、去重，并按融资金额和战略意义排序后生成摘要。处理完成后，结论会发至通讯工具中你与办公助理的聊天框，完整文件保留在 TraeWork 桌面端的任务页。
• 产出：​一份面向 “投资人视角” 的行业周报，按 “大事件 / 融资动向 / 战略信号” 分类，并附原文链接，可直接用于对外同步。
  

HR：批量整理简历，快速完成初筛

• 工作场景：一次收到 20 份候选人简历，需要在招聘会前完成初筛和横向对比。
• 以前怎么做：​1. 逐份打开 PDF → 2. 手动摘录关键信息到表格 → 3. 人工逐项对比候选人情况 → 4. 标注疑点。
• 现在怎么做：​把 20 份简历打包发给办公助理，并发送：“@办公助理 把这些简历整理成对比表，按岗位匹配度排序，标出亮点和疑点”。
• 助理执行过程：办公​助理会解析每份简历，抽取学历、年限、项目、技能等关键字段，进行岗位匹配度评分，并生成候选人对比表，完成后发回通讯工具。
• 产出：​一张候选人对比表，包含多维度评分、亮点和疑点标注，可直接用于面试评审会。
  

销售：从客户邮件中整理跟进清单

• 工作场景：​一周积累了 50 多封客户邮件，需要整理跟进 ToDo，避免遗漏高意向客户。
• 以前怎么做：​1. 逐封阅读邮件 → 2. 手动摘录到 Excel → 3. 标注紧急程度 → 4. 排列跟进顺序。若邮件数量较多，有概率遗漏重点。
• 现在怎么做：​把邮件转发给办公助理，并发送：“@办公助理 把这些客户邮件整理成跟进 ToDo，按意向和紧急度排序，标出本周必须跟进的”。
• 助理执行过程：办公助理会提取邮件主题、客户意向和需求点，完成意向分级，并生成带截止日期的 ToDo 清单。
• 产出：​一份客户跟进 ToDo 表，包含客户名、意向等级、下一步动作和截止日期，重点客户会被标红并置顶。
  

程序员：自动跑测试并生成 PR 描述

• 工作场景：提 PR 前需要跑测试、整理改动并编写 PR 描述，这类工作重复但不能省略。
• 以前怎么做：​1. 本地运行测试 → 2. 手动查看结果 → 3. 复制改动列表 → 4. 编写 PR 描述 → 5. 粘贴关联链接。
• 现在怎么做：​在聊天框中发送：“@办公助理 帮我跑一下当前分支的测试，生成 PR 描述，关联 issue #123”。
• 助理执行过程：办公​助理会调用代码执行能力运行测试，分析 diff 后生成 PR 描述，并关联指定 issue。处理完成后，结果摘要会发回聊天框，完整执行记录保留在 TraeWork 桌面端中的任务页。
• 产出：​测试报告和一段结构化的 PR 描述，包含背景、改动、测试结果和关联 issue，可直接复制到 PR 中。
  

财务：将报销单据整理成报表

• 工作场景：​月底需要把大量纸质报销单据录入系统，手动抄写耗时且容易出错。
• 以前怎么做：​1. 逐张拍照 → 2. 人工识别金额和类别 → 3. 手动录入 Excel → 4. 逐项核对。
• 现在怎么做：把单据照片发给办公助理，并发送：“@办公助理 把这些报销单据整理成报表，按日期和类别汇总，标出总额”。
• 助理执行过程：​办公助理会识别照片中每张单据的金额、日期和类别，完成去重与汇总，并生成结构化报表。
• 产出：一张按日期和类别汇总的报销报表，包含总额，可直接导出用于对账。
  

行政：生成团建方案和预算对比

• 工作场景：​需要策划下月团建，并向老板提交三套方案和预算对比。
• 以前怎么做：​1. 搜索团建场地 → 2. 逐个询价 → 3. 手动整理三套方案 → 4. 梳理预算并整理对比表 → 5. 撰写推荐理由。
• 现在怎么做：​在聊天框中发送：“@办公助理 策划 3 个团建方案（户外/室内/聚餐），做预算对比表，标推荐项，预算人均 300 内”。
• 助理执行过程：办公助理会调用信息检索和方案生成能力，在预算约束内设计 3 个方案，计算人均预算和总预算，并生成对比表。
• 产出：一份团建方案文档，包含 3 套方案详情、预算对比表和推荐理由，可直接发给老板决策。